Organi di gestione dei criteri

Comitato promotore

Competenze

Il Comitato Promotore esercita le funzioni relative all'ideazione, alla progettazione e della realizzazione di Esxence, con l'assistenza del team organizzativo.

Ha la responsabilità della gestione delle seguenti attività:

Definizione dei Criteri: definisce ed enuncia i Criteri che vengono seguiti per la selezione dei marchi che verranno ammessi quali espositori alla manifestazione Esxence. Al fine di poter implementare nel tempo i Criteri, tenendo conto della realtà in divenire del settore, il Comitato Promotore, organizzerà una serie di incontri e confronti con i rappresentanti dei marchi su questo tema. Queste attività di libera espressione della critica e di raccolta di opinioni è ritenuta essenziale per adeguare i Criteri sulla base di suggerimenti e stimoli che saranno ritenuti di interesse ad una migliore definizione del settore di riferimento a cui si rivolge la manifestazione.
Costituzione del Comitato Tecnico: con la prima definizione dei Criteri, Esxence compie un importantissimo passo verso il suo obiettivo principale: divenire un appuntamento internazionale autorevole dedicato a tutti i marchi e a tutti i distributori del settore della Profumeria d'Arte. Per una più corretta applicazione degli stessi, il Comitato Promotore si avvale della consulenza di un Comitato Tecnico. Per l'edizione del 2011 sarà lo stesso Comitato Promotore ad identificare e reclutare i componenti di questo team tecnico; in seguito verrà comunicato agli addetti ai lavori attraverso quali modalità potranno candidarsi a far parte di quest'organo consultivo per le edizioni successive (vedi Costituzione del Comitato Tecnico).
Proporre la lista dei marchi espositori temporanea e definitiva: a fronte delle domande inoltrate dai marchi che manifesteranno l'intenzione partecipare ad Esxence, il Comitato Promotore si farà carico di costituire una lista temporanea, formata da tutti i marchi che abbiano fatto domanda di partecipazione, e riportante i giudizi (ammesso, non ammesso, Spotlight) stilati dal Comitato Promotore. Definita la lista temporanea essa verrà inoltrata al Comitato Tecnico che si esprimerà in merito avvallando o meno i giudizi espressi dal Comitato Promotore che, presa visione delle opinioni espresse, stilerà la prima lista definitiva.
Confronto costruttivo: una volta pubblicata la lista dei marchi espositori approvata, il Comitato Promotore si renderà disponibile, prima dell'edizione di Esxence, ad un confronto con i marchi esclusi, al fine di evidenziare quali criticità hanno determinato la loro esclusione. Questa, sarà l'occasione in cui si potranno esplicitare dei suggerimenti utili a permettere, ai marchi in questione, di ottemperare alle richieste di presentazione della documentazione e dei Criteri di selezione per poter ripresentare la domanda o, eventualmente, presentare domanda di partecipazione alle edizioni successive.
Ideare e gestire le attività e le iniziative rivolte al pubblico che visita la manifestazione

Composizione del comitato promotore

Silvia Cardani
Maurizio Cavezzali
Celso Fadelli
Silvio Levi
Luigi Michielon
Federico Ramponi
Paola Saracini

Comitato Tecnico

Competenze

I componenti di questo organo avranno l'onere di esprimere un giudizio sulla lista temporanea che raccoglie tutti quei marchi che possono accedere o meno, stando ad un primo giudizio espresso dal Comitato Promotore, alla manifestazione. In particolare dovranno esprimersi su tre categorie:

Marchi ammessi ad Esxence
Marchi non ammessi ad Esxence
Spotlight

E' facoltà del Comitato Tecnico poter suggerire al Comitato Promotore di rivedere il proprio giudizio iniziale sui marchi ammessi e non ammessi o accettati come Spotlight.
In seguito, il Comitato Promotore analizzerà i suggerimenti che ne seguiranno e stillerà la prima lista definitiva che verrà resa pubblica sul sito www.esxence.com e che sarà implementabile a fronte di eventuali ripescaggi o di nuove candidature ricevute dopo il primo termine di scadenza della presentazione delle domande.

Costituzione del Comitato Tecnico

I componenti saranno distributori e negozianti italiani, europei e extraeuropei, scelti dal Comitato Promotore. Verranno selezionati 8 candidati, cercando di costituire un panel rappresentativo in grado di esprimersi efficacemente in merito alla lista temporanea, dei marchi ammessi e non, alla manifestazione, trasmessagli dal Comitato Promotore. Il ruolo di Presidente del Comitato Tecnico sarà ricoperto, a rotazione e con carica annuale, da uno dei componenti del Comitato Promotore.

A ciascun componente selezionato, che confermerà la sua disponibilità a far parte del Comitato Tecnico, verrà chiesto di esprimere i pareri in modo virtuale. Infatti riceverà via e-mail una ID e una Password con i quali potrà accedere ad una sezione riservata del sito www.esxence.com e visionare la lista temporanea. Avrà quindi un periodo di tempo limitato in cui potrà esprimere il suo parere sulla pre-decisione presa su ciascun marchio da parte del Comitato Promotore.

Ogni componente avrà libero accesso alla documentazione fornita dai marchi in forma digitale e potrà, se lo desidera, visionare le campionature ricevute dai marchi e messe a disposizione presso i locali di ICE, società organizzatrice dell'evento, in Milano.

La lista dei candidati tra cui verranno selezionati i membri del Comitato Tecnico verrà resa pubblica ma non saranno resi pubblici i nomi dei membri verranno insigniti della carica.

Per ogni carica del Comitato Tecnico, verrà individuato almeno un sostituto che subentrerà al membro effettivo con effetto immediato in caso di dimissioni o di decadenza dell'incarico per non aver provveduto, nei tempi concordati e definiti nella lettera d'incarico, ad esprimere i pareri richiesti.

Le candidature, a partire dall'edizione del 2010, quando sarà attivato il sistema di proposizione delle candidature da parte degli operatori del settore, saranno rinnovate ogni due anni.

Composizione del comitato tecnico per l'edizione 2011

Un rappresentante del Comitato Promotore con ruolo di Presidente.
Quattro esperti afferenti al settore italiano scelti dal Comitato Promotore.
Quattro esperti afferenti al settore estero (ove possibile preferenzialmente di diversi paesi) scelti dal Comitato Promotore.

Tempistiche

Di seguito le tempistiche¹ :

Consegna da parte dei marchi della domanda di partecipazione ad Esxence entro il 30 novembre
Stesura lista temporanea (marchi ammessi, non ammessi e ammessi come Spotlight) da parte del Comitato Promotore entro il 3 dicembre
Risultati dell'analisi della lista temporanea da parte del Comitato Tecnico entro il 15 dicembre
Pubblicazione della prima lista dei marchi espositori: entro il 15 dicembre
Termine ultimo per la pubblicazione della lista definitiva: 20 Febbraio

¹Le tempistiche possono subire delle variazioni.